OneNote Tipps und Erste Schritte

Wenn es um OneNote geht gibt es nur zwei Arten von Menschen: Die die OneNote nicht kennen und die die nicht mehr wissen wie sie ohne es weiterleben könnten.

Natürlich ist das ein wenig schwarz/weiß aber aus meiner Erfahrung kann ich sagen gibt es sehr wenig dazwischen. Die meisten User haben schlichtweg entweder noch nie von OneNote gehört oder können sich nicht vorstellen warum es nützlich sein könnte. Bei mir selber war es so, dass ich OneNote aus Langeweile im Jahr 2007 während einer Vorlesung auf meinem damals noch extrem seltenen Tablet-PC geöffnet habe, und es danach schlichtweg mein Leben verändert hat.

OneNote ist für mich das mächtigste Office Programm

Auf die Frage was OneNote eigentlich ist gibt es verschiedene Möglichkeiten zu antworten und es ist wahrscheinlich für jeden User etwas anderes.

OneNote das digitale Notizbuch

Als OneNote gestartet ist war es eigentlich nur als eine Art digitales Notizbuch gedacht.

OneNote Struktur

Diese Struktur ist so einfach das sie jeder sofort versteht der schon mal mit dem analogen Vorbild gearbeitet hat. Nur anders als bei dem Notizbuch aus Papier könnt ihr in OneNote digitalen Content in jeder Form einfügen. Egal ob Bilder, E-Mails aus Outlook, Präsentationen, PDFs oder Excel Dateien. Dabei bietet OneNote immer die Möglichkeit diese Inhalte völlig frei weiterzuverarbeiten und euch Notizen, Anmerkungen hinzuzufügen.

Man könnte es dabei belassen und sagen: „Aha, also einfach nur ein Notizbuch“ und hätte damit noch nicht einmal unrecht aber ich glaube OneNote bringt alles mit um zu eurem digitalen Gedächtnis zu werden.

OneNote Speicherort

Es macht aus vielen Gründen Sinn OneNote mit einer Cloud Lösung zu benutzen und ich werde in den kommenden Blog Posts auch erklären warum. Den Leuten unter euch die denken: „Bevor ich meine (ultrageheimen) Daten auf einem Microsoft Server speichere gibt es in der Hölle eine Schneeballschlacht“ sei gesagt ihr könnt eure Notizbücher natürlich auf eurem eigenen Server System installieren wobei dir Grundvoraussetzung eigentlich nur ein einfacher Dateiserver ist. Das dann natürlich manche Sachen nicht mehr ganz so einfach funktionieren wird euch ja nicht stören, weil ich dafür die Hoheit eurer Daten nicht aus der Hand gebt.

OneNote Android iOS Windows Cloud

Wenn ihr auch vom Smartphone oder Tablet auf OneNote zugreifen wollt, dann gibt es für euch keinen Weg vorbei an OneDrive oder OneDrive for Business. Ich habe tatsächlich schon bei einigen Firmen den Switch auf Office 365 aus diesem Grund gesehen.

OneNote Erste Schritte

Wie für das Leben an sich gibt es auch für OneNote keinen vorgegebenen Weg den ihr nehmen müsst.

Wenn ihr OneNote noch nie benutzt habt und es zum ersten Mal öffnet werdet ihr von einem Notizbuch „MyNotebook“ begrüßt mit ein paar ersten Kapitel und Seiten.

OneNote Notizbuch erstellen

Ihr könnt entweder das benutzen oder direkt dazu übergehen ein neues Notizbuch zu erstellen. Dafür klickt ihr auf Datei -> Neu und könnt euch je nach Version aussuchen ob ihr das Notizbuch auf dem Computer lokal oder in euren OneDrive speichern möchtet. Ich empfehle ganz klar es in OneDrive anzulegen da Ihr dann auch mit jedem eurer mobilen Endgeräte ohne Probleme darauf zugreifen könnt. Die verpixelten Bereiche sind übrigens Speicherorte in diversen SharePoint bzw. OneDrive for Business Entitäten und sind für Privatanwender uninteressant.

OneNote Struktur Notizbuch Abschnitt Seiten

Auf dem Screenshot den ich übrigens in OneNote bearbeitet habe seht ihr eigentlich fast alles was es über OneNote zum Einstieg zu wissen gibt.

Überlegt euch einfach mal welchen Teil eures Lebens ihr gerne ein wenig strukturierter hättet oder den Teil wo ihr euch möglichst oft was digitales merken müsst/wollt.

Studenten könnten zum Beispiel ein Notizbuch für die Uni anlegen und dann verschiedene Kapitel für die Fächer . Ihr könnten eins erstellen wo ihr Rezepte sammelt oder eure nächste Reise plant.

Macht euch am Anfang nicht zu große Gedanken wie ihr das Ganze nennt, ihr könnt die Struktur und die Namen jederzeit später wieder über den Haufen werfen oder wild per Drag&Drop Sachen hin und herschieben. Das ist übrigens eins meiner Lieblingsfeatures in OneNote es lässt euch völlige Freiheit wie ihr euch organisieren wollt.

Überall schreiben dank Textcontainer

Der größte Unterschied zu Word ist, dass ihr bei OneNote hinschreiben könnt wo ihr wollt. Wenn ihr in einer Seite irgendwo hinklickt erscheint ein Textcontainer den ihr mit Text füllen könnt. Diesen könnt ihr in der Größe anpassen und auch verschieben. Ihr könnt beliebig viele Textcontainer erstellen, welche sich auch überlappen können. In einen bestehenden Textcontainer kann jederzeit später wieder bearbeitet werden. Falls ihr einen Textcontainer über einen Bild im Hintergrund haben wollt müsst ihr einen Doppelklick machen weil das Bild ja selber in einem eigenen Textcontainer steckt. Klingt im ersten Moment vielleicht ein wenig kompliziert ist aber sehr einfach zu verstehen. Experimentiert einfach ein wenig damit rum.

Inhalte in OneNote einfügen

Nachdem wir jetzt wisst wie ihr OneNote strukturiert lasst uns noch kurz drüber reden wie Ihr Inhalte nach OneNote reinbekommt. Es gibt sehr viele verschiedene Wege dafür.

Copy&Paste

Der einfachste ist Copy&Paste das geht in Windows von Überall.

OneNote Copy Paste

Auf dem Screenshot seht ihr was passiert wenn ihr einen Text per Copy&Paste aus dem IE nach OneNote einfügt. Die Textformatierung wird übernommen und Bilder auch, Hyperlinks die auf der Webseite waren sind jetzt Hyperlinks auf eurer OneNote Seite und funktionieren. Eine Funktion die ich persönlich ganz stark finde: Unten wird ein Link zu der Quelle gesetzt. Also sehr cool wenn man im Internet recherchiert und neben den Text auch die Quelle braucht.

Drag&Drop

Drag&Drop sollte eigentlich jedem bekannt sein. Sobald ihr eine Datei nach OneNote rüberschiebt, fragt euch OneNote, je nach Typ ob ihr die Datei einfügen wollt oder ob ihr einen Ausdruck der Datei einfügen wollt.

OneNote Drag Drop

Wenn ihr die Datei als Datei einfügt ist fortan eine Kopie der Ursprungsdatei in euer OneNote Datei gespeichert. Wenn ihr diese aus OneNote heraus öffnet, bearbeitet und wieder speichert werden die Änderungen in OneNote zurückgespeichert. Das geht in OneNote übrigens schon seit immer und war früher etwas womit man bei Leuten die sich mit IT auskannten beindruckende Laute hervorlocken konnte.

Screen Clipping

Auch Cool ist es das Sniping Tool zu benutzen. Ab dem Moment in dem Ihr OneNote einmal geöffnet habt könnt ihr durch das drücken von „Win+Shift+S“ sofort loslegen und einen Bildschirmausschnitt ausschneiden und einfügen. Der Shortcut ist auch super nützlich wenn ihr mal gerade nicht OneNote benutzt da euch der Assistent jetzt auch anbietet den Ausschnitt in die Windows Zwischenablage zu legen von der aus ihr dann sie überall einfügen könnt. Photoshop, Paint, PowerPoint, Word, Excel oder ganz egal wo.

Virtueller Drucker

Das beste kommt bekanntlich zum Schluss. Den Weg den virtuellen Drucker zu benutzen wähle ich wahrscheinlich am häufigsten. Sie ist eigentlich auch sehr einfach zu erklären. Anstatt auf Papier zu drucken druckt ihr nach OneNote auf eine Virtuelle Seite. Dabei ist jede Seite die sonst auf Papier gewesen wäre ein einzelnes Bild in OneNote.

Ihr wählt einfach den automatisch mit installierten Drucker „An OneNote 2016 senden“ aus achtet kurz ob Hoch-, bzw. Querformat richtig eingestellt ist. Kleiner Pro Tip: beim Drucken aus Adobe Acrobat unbedingt automatisch Drehen und zentrieren deaktivieren.

OneNote virtueller Drucker

 

Ready, Set, Go ! – Mit OneNote einfach loslegen

Ich denke in diesem Artikel steht eigentlich alles drin was man braucht um mit OneNote loslegen zu können.

Das wichtigste bei OneNote ist: einfach loszulegen.

Vieles erklärt sich von selbst und dank Drag&Drop kann man auch eigentlich nichts verkehrt machen. Die passende Struktur findet sich meist von selbst, bzw. man ändert sie einfach später nochmal.

Datenverlust ist dank automatischer Cloud Synchronisierung auch ausgeschlossen. Ein weiteres sehr schönes Feature ist, dass man sein Notizbuch mit anderen Teilen kann und diese dann mit einem zusammen das Notizbuch bearbeiten kann. Gerade im Business Bereich ist dies ein unglaublich mächtiges Tool. Dank dem einfachen Aufbau von OneNote gibt es hier kaum Berührungsängste. Mit automatischer Versionisierung muss man sich auch hier keine echte Sorgen über Dateiverlust machen. Falls ihr euren Kollegen wirklich gar nicht vertraut, gibt es auch einen nur Lese Zugriff.

Gerade für Unternehmen empfehle ich eine OneNote Schulung (gerne natürlich von mir durchgeführt) damit schafft man es schnell alle Mitarbeiter auf ein gemeinsames Level zu ziehen von dem aus das gemeinsame zusammen- und weiterarbeiten mit OneNote deutlich leichter fällt.

 

9 Antworten zu “OneNote Tipps und Erste Schritte

  1. Zitat: ,,Wenn es um OneNote geht gibt es nur zwei Arten von Menschen: Die die OneNote nicht kennen und die die nicht mehr wissen wie sie ohne es weiterleben könnten.„

    Ich kenne noch eine dritte Art: Die, die OneNote 2003 jahrelang benutzt haben und dann davon abgekommen sind, als Microsoft es für OneNote 2007 nicht einmal für nötig befand einen vollwertigen Konvertierungsfilter zu liefern mit dem man das über Jahre mit Informationen gefüllte OneNote 2003 Notizbuch hätte vollfunktionsfähig in ein OneNote 2007 Notizbuch konvertieren können.

    Um tausende Einträge aus den Jahren mit OneNote 2003 in ein vollfunktionsfähiges OneNote-2017-Notizbuch zu bekommen, hätte man damals jeden einzelnen Eintrag von Hand aus dem alten Onenote-2003-Notizbuch exportieren und dann in ein neu angelegtes OneNote-2007-Notizbuch importieren und dort neu arrangieren/absortieren müssen — mit der Aussicht darauf, dass sich die ganze Arbeit möglicherweise bei zukünftigen OneNote-Versionen und dann mit Notizen von noch viel mehr Jahren wiederholt.

    Heute gibt es dann auch noch die kostenlose OneNote-App für den PC und die Apps auf portablen Geräten, denen dann gegenüber der mit MS-Office 2016 mitgelieferten OneNote-Version auch noch Funktionen fehlen — was einem meistens erst dann auffällt, wenn man diese Funktionen unterwegs dringend braucht — und die auch noch ein anderes graphisches Nutzerinterface haben, so dass man nun zwei verschiedene Versionen der Oberflächen-Klickwege auswendig lernen muss, nur um diese jedes Mal wieder vergessen und neue lernen zu müssen, wenn Microsoft das nächste Mal die graphische Oberfläche überarbeitet. Zeiteffizienz und Zuverlässigkeit sieht wohl anders aus.

    Wer also einen Haufen Lebenszeit auf das vermutlich auch in Zukunft irgendwann wieder nötige manuelle Umziehen seiner Notizen in einer neue, zu alten Notizbüchern nicht mehr 100% kompatible OneNote-Version und das regelmäßige Auswendiglernen von sinnlos aus Design-/Modegründen veränderten graphischen OneNote-Oberflächen verschwenden will, weil er mit dem Verfassen und Organisieren seiner Notizen alleine noch nicht ausgelastet ist, dem ist OneNote durchaus als Arbeitsbeschaffungsmaßnahme zu empfehlen.

    Wer das nicht möchte und seine Notizen auch in Jahrzehnten noch problemlos lesen und editieren können möchte, der macht es vielleicht besser so wie ich und schreibt seine Notizen mit einer Auszeichnungssprache wie HTML, XML oder in meinem Falle eben LaTeX in Textdateien, die vom Feature-Phone bis zum vollwertigen Intel-PC mit Windows, Linux, OSX, FreeBSD etc. noch die nächsten hundert Jahre zu lesen und vollumfänglich zu bearbeiten sein werden, selbst wenn auf dem Gerät kein LaTeX mehr laufen würde.

    Denn es nützt einem nichts, wenn man, wie ich, beispielsweise seine Notizen mit Skizzen vom heutigen Hausumbau in 30 Jahren noch einmal braucht um nachzusehen welche Materialien man damals verwendet hatte oder wo die elektrischen Leitungen verliefen, weil man dann z. B. anbauen möchte, und dann sein Notizbuch von damals nicht mehr lesen kann, weil Microsoft mal wieder zwischendurch mit seinen eigenen Standards gebrochen und keinen Konvertierungsfilter geliefert hat oder alte Notizbücher, wie heute alte Word-Dateien, dann einfach nicht mehr fehlerfei mit einer aktuellen Softwareversion von OneNote (falls es das dann überhaupt noch gibt, denn Microsoft oder das Office-Paket könnte dann ja längst Geschichte sein) lesbar sind.

    Mal ganz davon abgesehen ist es nach meinen Informationen mit Office 365 nicht einmal mehr möglich bei einer Neuinstallation ältere Versionen der Office-Anwendungen zu installieren, wenn die aktuellen Versionen zum Zeitpunkt der Installation nicht mehr 100%ig kompatibel zu alten Dokumenten sind. Leute, die heute eine aktuelle Online-Installation von Office 365 vorgenommen haben, besitzen für gewöhnlich nicht einmal die Setup-Dateien von Office 365, so dass sie in einigen Jahren ihre ältere Version gar nicht mehr neu installieren können und demzufolge mit den Fehlern leben müssen, wenn eine neue Office-Anwendung mit älteren Dokument-Dateien eines ihrer Vorgänger nicht mehr zu 100% kompatibel ist.

    Fazit: Wer OneNote nicht nur als lustiges buntes Spielzeug für eine Hand voll Notizen, auf die er notfalls auch verzichten könnte, sondern im täglichen, professionellen Einsatz verwenden und seine Notizen über Jahrzehnte lesen und bearbeiten können möchte, der sollte sich ernsthaft überlegen, ob er das Risiko eingeht, seine wertvollen Notizen über Jahre und Jahrzehnte in ein proprietäres Dateiformat zu schreiben, das nur die Anwendung einer einzigen Firma — welche zudem mit MS Word, OneNote und dem kürzlich einfach aus Windows entfernten ,,Windows Journal„ schon bewiesen hat, dass ihre Dateiformate nicht einmal annähernd 2 Jahrzehnte in fehlerfrei lesbarer Form überdauern — am Markt vollumfänglich lesen und bearbeiten kann. Andernfalls kann und wird das in der Zukunft irgendwann in einer Katastrophe im Bereich von stark erhöhtem Arbeitsaufwand für Konvertierungen bis hin zum völligen Verlust seiner Notizen enden.

    Ich bevorzuge daher ein ,,ewig„ lesbares Dateiformat und speichere meine Notizen daher nicht mehr in proprietären Dateiformaten die von OneNote und anderen graphischen Notizanwendungen für gewöhnlich verwendet werden. Das vermeidet den Ärger irgendwann durch neuere Software, die dazu nicht mehr in der Lage ist, seine alte Notizen nicht mehr lesen und bearbeiten zu können und lässt mich daher besser schlafen.

    P.S. Mein seit kurz nach der Jahrtausendwende geführtes LaTeX-Notizbuch wird übrigens, als PDF-Dokument gesetzt, am Ende dieses Jahres wohl die 17.000 DIN-A4-Seiten-Marke hinter sich lassen und ich habe noch nie das Backup dieses Dokuments anfassen müssen und in diesen deutlich über 15 Jahren auch noch nie Fehler, wie etwa Formatierungs- oder Makroprobleme, in alten Dokumenten nach dem Updaten auf eine neue LaTeX-Version gehabt. Im Gegenteil: Ich kann sogar 30 Jahre alte, mit LaTeX erzeugte Diplomarbeiten aus dem Hochschularchiv heute noch komplett fehlerfrei öffnen und ein perfekt layoutetes, fehlerfreies PDF-Dokument daraus kompilieren. Alte Office-Dokument- bzw. Notizbuch-Dateiformate müssen also nicht zwangsläufig irgendwann nur noch fehlerhaft oder gar nicht mehr mit aktuellen Softwareversionen zu lesen sein, wie es in der Vergangenheit bei Microsoft mit alten, proprietären Office- und Notiz-Dateiformaten der Fall war.

    • Nur mal aus Interesse: Wie lange brauchst du, um eine neue Version des LaTeX-Dokuments als PDF zu erstellen? Ich frage das zwecks Nutzung in der Masterarbeit und darüber hinaus, 17.000 Seiten sind ja schon ne Menge Holz.

    • Das sind dann aber Leute die sich nicht sehr ausführlich mit der Thematik befasst haben 😉

      Klar Evenote ist ganz nett, aber das was die als Premium Features verkaufen gibt es bei OneNote umsonst 😉

      • Mir persönlich fehlt so eine Dokumentenablage wie in Evernote. Dort kann man alles mögliche reinpumpen. Wenn ich Dokumente / Bilder in großer Menge ins OneNote speichere, dann fängt es an zu stolpern. Wenn ich die Ablage einfach so ins Dateisystem / OneDrive haue, dann kann es PDFs nicht sinnvoll durchsuchen.
        Bei Google Drive beispielsweise ist das kein Problem. Und PDFs im Evernote sind auch immer noch handlich und durchsuchbar.

        OneNote kann viel. Aber wie fast immer bei Microsoft sind Details nicht bis zu Ende gedacht und nur umständlich oder gar nicht möglich. (Und das schreibe ich als langjähriger Windows Phone / Windows 10 Mobile Nutzer.)

  2. Gibt es einen Trick wie man die Textcontainer präziser platzieren kann? Beim Rumschieben (habe Office 2013) finde ich es ziemlich kompliziert, sie korrekt zu platzieren, da das scheinbar nur in gewissen Abständen möglich ist.
    Danke!

  3. Und dann gibt es auch noch die, die OneNote gerne intensiv nutzen würden, aber denen einige Funktionen fehlen oder unpassend umgesetzt sind. Schade…

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